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Vos collaborateurs reviennent progressivement au bureau malgré les démarches effectuées vers une digitalisation du travail ? En tant que dirigeant d’entreprise, vous n’avez probablement pas fait totalement marche arrière et vous voudriez faire du télétravail une composante fixe. Voici la marche à suivre. 

Le télétravail est en plein essor depuis quelques années maintenant. Ces derniers temps, il a même subi un net coup d’accélérateur. Il présente des avantages pour votre personnel, mais aussi pour votre organisation.

Collaborer à tout moment et en tout lieu grâce à la digitalisation

Le télétravail permet de collaborer de manière efficace, quels que soient le moment et le lieu. Les PME peuvent elles aussi y trouver un intérêt.

Certaines personnes sont tout simplement plus créatives et productives quand elles travaillent chez elles. D’autres apprécient le meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Sans parler du gain de temps grâce à la réduction des trajets et des embouteillages, ce dont personne ne se plaindra.

De votre côté, vous avez besoin de moins de bureaux et de parkings et vous réduisez les frais de transport. Si la digitalisation et le télétravail font partie de la culture de votre entreprise, vous devenez également un employeur potentiel plus attractif pour les nouveaux talents.

Passez des accords clairs

Tenez compte de la différence entre le télétravail structurel et occasionnel.

Le télétravail structurel n’est ni un droit ni une obligation pour les collaborateurs. Il s’agit d’une possibilité que vous leur offrez en tant qu’employeur. Il faut donc passer des accords clairs et les intégrer dans une convention écrite, par exemple en annexe au contrat de travail. Ce que vous stipulez dans cette convention :

  • la fréquence du télétravail, c’est-à-dire les jours ou les heures où les collaborateurs peuvent travailler chez eux
  • quand et comment les collaborateurs doivent être joignables
  • les coûts qui leur seront remboursés
  • quand et comment les télétravailleurs peuvent faire appel à une assistance technique
  • les conditions et les modalités de suspension ou d’arrêt du télétravail
  • l’endroit exact où vos collaborateurs télétravailleront (à domicile et/ou sur un autre lieu de télétravail)

Le télétravail occasionnel est possible en cas de force majeure ou pour des raisons personnelles. Par exemple en cas de grève des trains, d’énormes embouteillages dus à de mauvaises conditions météorologiques ou si un enfant est malade. Là encore, il est préférable d’en fixer les modalités, car il ne s’agit pas d’un droit absolu. Vous pouvez le refuser en motivant votre décision.

Les bons outils TIC

Si vous voulez que vos collaborateurs soient libres de travailler où ils veulent, vous devez leur fournir les outils adéquats. C’est ainsi que vous mettez en marche la machine vers une digitalisation des tâches de travail. 

Des programmes et applications pratiques sont essentiels pour conserver des fichiers dans le cloud et rendre l’ensemble de votre organisation plus interactive, plus flexible et plus productive. Des logiciels comme Office 365 ou G Suite vous permettent de le faire très simplement. Avec ces deux solutions vous disposez d’une messagerie électronique, d’un traitement de texte, de spreadsheets, d’un système de stockage dans le cloud, d’appels vidéo… tout-en-un.

En outre, vous avez besoin d’une infrastructure adaptée : des appareils portables et une connexion réseau rapide.

Tout dépend de la qualité de la technologie utilisée. Vous avez bien évidemment tout intérêt à éviter autant que possible les problèmes de réseau ou de sécurité. Il est donc recommandé de travailler avec un spécialiste des TIC.

Le bureau devient un lieu de rencontre

Mais le télétravail ne se limite pas à l’installation d’outils. Le sentiment de groupe et la connexion avec l’organisation conservent toute leur importance. Les télétravailleurs ne doivent pas perdre le lien qui les unit avec leurs collègues à cause de la digitalisation.

Pour éviter ce problème, faites-les revenir régulièrement et apportez une nouvelle dimension au rôle que remplit le bureau. Vous pouvez le considérez comme un lieu de brainstorming, de collaboration sur des projets, de réunions physiques, d’activités d’équipe, de formations en groupes…

Une telle évolution vers la digitalisation peut également avoir une influence sur l’aménagement de vos locaux. Choisissez vos espaces en fonction de l’activité : salle de concentration, zone de brainstorming, salle de réunion, zone pour passer des appels, coin lounge, espace repas…

D’autre part, il est utile de maintenir des contacts réguliers pendant les jours de télétravail afin que chacun reste informé et continue à se sentir impliqué.

Conseils pour les télétravailleurs

Même à distance, les collaborateurs ont besoin de se sentir bien pour être efficaces. Voici quelques conseils pour les y aider :

  • Choisissez un bureau séparé ou un endroit bien délimité pour rester concentré
  • Faites attention à l’ergonomie : bonne chaise de bureau, écran séparé et éclairage suffisant
  • Gardez vos habitudes de travail : prenez votre petit déjeuner avant de commencer à travailler, habillez-vous comme si vous alliez au bureau
  • Respectez les horaires de travail et évitez les heures supplémentaires
  • Faites de nombreuses pauses : levez-vous toutes les demi-heures et faites quelques pas dans la pièce
  • Faites bien la distinction entre travail et loisirs à la maison

Protégez correctement tous vos outils TIC

Un lieu de travail digital pour votre entreprise nécessite un investissement considérable dans un équipement TIC de qualité. Très logiquement, vous aimeriez que ce coûteux équipement ne soit pas endommagé. Avec une assurance appropriée, tous vos outils TIC fixes, vos appareils électroniques portables, vos données et vos logiciels et même vos périphériques tels que votre système d’alarme, votre domotique… sont bien protégés. Contactez-moi pour obtenir des conseils sans engagement.

Si vous avez des questions sur vos assurances, n’hésitez pas à contacter l’un de vos courtiers DAP.

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