Organiser un évènement, c’est penser au lieu, aux participants, aux matériels, aux prestataires, à la sécurité… mais aussi aux imprévus.
Un participant qui se blesse, du matériel endommagé, des dégâts occasionnés à un lieu loué ou encore l’annulation d’un évènement peuvent avoir des conséquences financières importantes pour l’organisateur.
L’assurance événementielle permet de prévoir des garanties adaptées à ces différents risques. Festival, concert, manifestation sportive, fête associative, salon professionnel, évènement d’entreprise ou réception privée : les besoins varient fortement d’un évènement à l’autre.
Chez DAP, nous analysons votre évènement et vos couvertures existantes afin de déterminer les assurances réellement nécessaires et de rechercher une solution adaptée auprès de nos partenaires.
L’assurance événementielle n’est pas nécessairement un contrat unique couvrant automatiquement tous les risques. Il s’agit plutôt d’un ensemble de garanties pouvant être combinées en fonction de l’évènement organisé.
Selon votre situation, la couverture peut notamment comprendre une RC organisateur, une assurance du matériel, une couverture accidents corporels, une protection juridique, ou encore une assurance annulation.
Avant de souscrire une nouvelle assurance, il est également utile de vérifier vos contrats existants : certains risques peuvent déjà être couverts, par exemple dans le cadre d’une RC exploitation, selon les activités déclarées et les conditions du contrat.
Les garanties nécessaires dépendent de la nature de votre évènement, du public accueilli, des activités organisées et des moyens engagés.
| Garantie | Que peut-elle couvrir ? | Exemple |
|---|---|---|
| RC Organisateur | Votre responsabilité pour certains dommages causés à des tiers | Une installation tombe et blesse un visiteur |
| Assurance du matériel | Certains dommages au matériel assuré, selon la formule choisie | Du matériel de sonorisation est endommagé |
| Accidents corporels | Les conséquences de certains accidents subis par les personnes assurées | Un bénévole se blesse pendant l’installation |
| Protection juridique | Une assistance dans certains litiges liés à l’événement | Un désaccord survient à la suite d’un dommage |
| Annulation / report | Certaines pertes financières liées à une annulation, une interruption ou un report pour une cause garantie | Un événement doit être annulé à la suite d’un événement couvert |
Les garanties exactes, limites, franchises et exclusions dépendent toujours du contrat souscrit.
La Responsabilité civile organisateur est l’une des principales protections à envisager.
Elle intervient lorsque la responsabilité de l’organisateur ou des autres personnes assurées est engagée pour certains dommages causés à des tiers pendant l’évènement.
Il est important de prévoir une période de couverture suffisamment large. Le risque existe également pendant le montage et démontage des installations, et pas uniquement lorsque l’évènement est ouvert au public.
Sono, éclairage, écrans, podiums, chapiteaux ou matériel informatique peuvent représenter une valeur importante.
La RC Organisateur ne doit pas être considérée comme une assurance automatique de tout le matériel présent. Une couverture spécifique du matériel propre, loué ou confié peut donc être nécessaire selon l’événement et les conditions du contrat.
Un bénévole ou un participant peut être victime d’un accident sans que la responsabilité de l’organisateur soit nécessairement engagée.
Une assurance accidents corporels peut donc compléter la responsabilité civile pour protéger certaines personnes désignées au contrat. La présence de bénévoles doit également être signalée afin de vérifier les obligations et couvertures applicables.
L’organisation d’un évènement implique souvent des dépenses engagées bien avant le jour J : location de lieu, prestataires, communication, matériel, artistes…
Une assurance annulation peut, selon les garanties souscrites, couvrir certaines conséquences financières lorsqu’un évènement doit être annulé, reporté ou interrompu pour une cause garantie indépendante de la volonté de l’organisateur.
Toutes les causes d’annulation ne sont cependant pas couvertes. Les évènements assurés et les exclusions doivent être vérifiés lors de la souscription.
Une assurance événementielle peut répondre aux besoins d’une entreprise, d’une ASBL, d’une association, d’un organisateur professionnel ou, dans certaines situations, d’un particulier.
Elle peut notamment concerner :
Les garanties nécessaires seront adaptées à la nature, à la taille, et aux particularités de l’évènement.
Il n’existe pas une assurance événementielle unique obligatoire pour tous les évènements organisés en Belgique.
Certaines couvertures peuvent néanmoins être obligatoires en fonction de la situation. Des règles particulières existent notamment dans certaines situations impliquant des volontaires ou certains établissements accessibles au public.
Une commune, le propriétaire d’une salle ou un autre partenaire peut également imposer certaines assurances dans le cadre d’une autorisation ou d’un contrat.
Il est donc important de vérifier les obligations applicables à votre évènement précis avant son organisation.
Le prix dépend fortement des caractéristiques de l’événement et des garanties choisies.
La nature de l’événement, sa durée, le nombre de participants, le lieu, les activités organisées, la valeur du matériel à assurer ou encore les montants de garantie peuvent notamment influencer la prime.
Un évènement d’entreprise accueillant quelques dizaines de personnes ne présente évidemment pas le même risque qu’un festival de plusieurs milliers de visiteurs.
DAP analyse votre situation afin de rechercher une couverture adaptée, tout en vérifiant les garanties dont vous disposez éventuellement déjà.
Chaque évènement est différent. Les besoins d’une ASBL organisent une fête locale ne seront pas les mêmes que ceux d’une entreprise organisant un salon ou d’un organisateur de festival.
En tant que courtier en assurances, DAP analyse vos risques et vos couvertures existantes avant de rechercher auprès de ses partenaires les solutions adaptées à votre évènement.
Notre accompagnement peut porter sur la responsabilité civile, le matériel, les accidents corporels, la protection juridique ou l’annulation, selon votre situation et les possibilités d’assurance.
Et notre rôle ne s’arrête pas à la souscription : en cas de sinistre, DAP reste votre interlocuteur et vous accompagne dans la gestion de votre dossier auprès de la compagnie.
